Wie erstelle ich Veranstaltungen in der App (Gruppenleiter)

Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter können für ihre Gruppen eigene Veranstaltungen direkt in der App anlegen. Diese Termine erscheinen im Gruppenkalender und im allgemeinen Veranstaltungskalender der App, sofern der Kalender abonniert ist.

Diese Anleitung beschreibt Schritt für Schritt, wie Sie einen neuen Termin erstellen.

Schritt 1: Gruppenkalender öffnen

1. Öffnen Sie die App und gehen Sie in den Bereich Gruppen (zum Beispiel über das Schnellmenü oder über Profil → Gruppen). 2. Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus, in der der Termin stattfinden soll. 3. Öffnen Sie im Gruppenraum den Kalender der Gruppe.

Hier haben Sie Schreibrechte, wenn Sie als Gruppenleiterin oder Gruppenleiter hinterlegt sind.

Schritt 2: Neue Veranstaltung anlegen

1. Tippen Sie im Gruppenkalender oben auf das Plus-Symbol (+). 2. Es öffnet sich das Formular zur Erstellung einer neuen Veranstaltung. 3. Wählen Sie den Kalender aus, in den der Termin eingetragen werden soll (in der Regel der Gruppenkalender Ihrer Gruppe).

Schritt 3: Grunddaten der Veranstaltung eintragen

Tragen Sie die Basisinformationen zur Veranstaltung ein:

Titel der Veranstaltung
Kategorie (zum Beispiel Treffen, Kurs, Sport, Kultur – je nach Konfiguration)
Untertitel (optional)
Beschreibung – hier können Sie Ablauf, Inhalte oder besondere Hinweise erläutern

Diese Angaben werden später im Kalender und in der Detailansicht des Termins angezeigt.

Schritt 4: Ort auswählen

Legen Sie fest, wo die Veranstaltung stattfindet:

Wählen Sie einen bereits vorhandenen Ort aus der Liste aus
oder legen Sie einen neuen Ort an (zum Beispiel Vereinsheim, Bürgerhaus, Treffpunkt im Ort)

Je nach Systemkonfiguration können Orte zentral vorgegeben oder von berechtigten Personen ergänzt werden.

Schritt 5: Terminverantwortliche bestimmen

Damit klar ist, wer sich um die Veranstaltung kümmert, muss mindestens eine verantwortliche Person oder eine verantwortliche Gruppe eingetragen werden.

Sie können:

einzelne Personen als Terminverantwortliche auswählen
oder eine Gruppe als Terminverantwortliche hinterlegen

Wichtig:

Alle eingetragenen Terminverantwortlichen sind für Teilnehmer sichtbar.
Terminverantwortliche sowie alle Mitglieder einer verantwortlichen Gruppe können den Termin im System in der Regel bearbeiten und verwalten (zum Beispiel Anmeldungen einsehen, Termin anpassen oder löschen).

Beachten Sie bei der Auswahl die Vorgaben zum Datenschutz.

Schritt 6: Datum und Zeit einstellen

Legen Sie nun den zeitlichen Rahmen der Veranstaltung fest:

Startdatum und Startuhrzeit
Enddatum und Enduhrzeit

Falls die Veranstaltung regelmäßig stattfindet, können Sie je nach System:

eine Wiederholung einstellen (zum Beispiel wöchentlich, monatlich)

Die verfügbaren Wiederholungsoptionen können je nach Konfiguration leicht variieren.

Schritt 7: Bilder hinzufügen (optional)

Sie können der Veranstaltung ein Bild oder mehrere Bilder zuordnen. Diese stammen in der Regel aus einer hinterlegten Mediathek.

Wählen Sie ein passendes Bild aus, um die Veranstaltung optisch hervorzuheben.

Schritt 8: Anmeldung und Teilnehmerverwaltung konfigurieren

Der Bereich Anmeldung bietet viele Optionen. Sie müssen nicht alle verwenden, können aber sehr genau steuern, wie sich Personen anmelden.

Typische Einstellungen:

Teilnehmerzahl und Warteliste

maximale Teilnehmerzahl festlegen
Anzahl zusätzlicher Teilnehmer ohne eigenes App-Profil (zum Beispiel Begleitpersonen)
Mindestteilnehmerzahl definieren
Warteliste aktivieren oder deaktivieren

Anmeldemöglichkeiten

festlegen, ob eine Anmeldung nur mit Profil oder auch ohne Profil möglich ist
Anmeldebeginn festlegen (ab wann die Anmeldung möglich ist)
Anmeldeschluss festlegen (bis wann man sich anmelden kann)

Sichtbarkeit und Dokumentation

bestimmen, wer die Teilnehmerliste sehen darf (zum Beispiel nur Verantwortliche oder auch andere Beteiligte)
Einstellung zur Dokumentation der Anwesenheit
markieren, ob Personen bezahlt haben (nur als Vermerk, es findet keine Zahlungsabwicklung über die App statt)

Formulare hinterlegen

Für bestimmte Veranstaltungen können zusätzliche Formulare erforderlich sein (zum Beispiel Einverständniserklärungen).

Anmeldeformulare werden in der Regel im CMS hinterlegt.
Wenn Sie ein neues Formular benötigen, wenden Sie sich an die zuständige Kommune oder an die Stiftung.
Nach Freischaltung kann das Formular der Veranstaltung zugeordnet werden.

Schritt 9: Termin speichern

Wenn alle gewünschten Felder ausgefüllt sind:

1. prüfen Sie Ihre Angaben 2. tippen Sie auf Speichern

Der Termin wird nun:

im Gruppenkalender Ihrer Gruppe angezeigt
im allgemeinen Kalender sichtbar, sofern der Kalender abonniert ist

Teilnehmerinnen und Teilnehmer können sich je nach Einstellung direkt über die App anmelden.

Zusammenfassung

Eine Veranstaltung in der App wird als Gruppenleiterin oder Gruppenleiter in folgenden Schritten angelegt:

Gruppenkalender der eigenen Gruppe öffnen
neues Ereignis über das Plus-Symbol erstellen
Titel, Kategorie, Untertitel und Beschreibung eintragen
Ort und Terminverantwortliche festlegen
Datum, Zeit und Wiederholung einstellen
Anmeldung und Teilnehmerverwaltung konfigurieren
Termin speichern

Damit steht die Veranstaltung den Nutzerinnen und Nutzern im Kalender zur Verfügung und kann gebucht oder besucht werden.

Tipp: Beginnen Sie bei neuen Formaten mit einfachen Einstellungen (ohne Warteliste und Sonderformulare) und erweitern Sie diese später, wenn Sie mit der Terminverwaltung vertraut sind.