Gruppen anlegen und verwalten im CMS
Gruppenverwaltung im CMS
Die Gruppenverwaltung ermöglicht es Administrator:innen, Gruppen und Vereine im System anzulegen, zu konfigurieren und zu verwalten. Hier steuern Sie, welche Gruppen in der App sichtbar sind, wie der Beitritt geregelt ist und welche Personen welche Rollen innehaben.
Wo finde ich die Gruppenverwaltung?
Die Gruppenverwaltung befindet sich auf der Startseite des CMS im linken Menübereich unter App-Nutzer.
Im Bereich App-Nutzer sehen Sie alle Nutzerprofile, die sich in der App registriert haben. Hier können Nutzerprofile unter anderem:
- bearbeitet
- importiert
- exportiert
Über den Reiter Gruppen wechseln Sie in die Gruppenverwaltung.
Gruppenübersicht
Im Reiter Gruppen erhalten Sie eine Übersicht über alle bestehenden Gruppen.
Im oberen Bereich finden Sie:
- ein Suchfeld zur gezielten Suche nach bestehenden Gruppen
- einen Plus-Button zum Anlegen neuer Gruppen
Bestehende Gruppen können jederzeit über das Suchfeld gefunden und geöffnet werden.
Neue Gruppe anlegen
Um eine neue Gruppe anzulegen, klicken Sie auf den Plus-Button.
Es öffnet sich eine Eingabemaske zur Gruppenerstellung.
Folgende Angaben sind möglich:
- Name der Gruppe
- Kürzel (interne Kurzbezeichnung)
- Beschreibung der Gruppe
- Gruppenbild (optional)
Hinweis: Achten Sie darauf, dass für hochgeladene Bilder die entsprechenden Bildrechte vorliegen.
Automatische Mitgliederzuweisung
Optional kann festgelegt werden, dass Nutzer:innen mit bestimmten Rollen automatisch Mitglied der Gruppe werden.
Diese Funktion wird in der Regel für administrative Zwecke genutzt, z. B.:
- wenn App-Administrator:innen automatisch Mitglied jeder Gruppe sein sollen
Gruppentyp und Sichtbarkeit
Beim Anlegen einer Gruppe legen Sie fest, wie diese in der App sichtbar ist und wie der Beitritt erfolgt.
Gelistete Gruppe
Eine gelistete Gruppe:
- ist in der Gruppensuche sichtbar
- kann nur über einen Antrag betreten werden
- der Beitritt erfolgt nach Kontakt mit der Gruppenleitung
Öffentliche Gruppe
Eine öffentliche Gruppe:
- ist gelistet und sichtbar
- kann von allen Nutzer:innen direkt betreten werden
Digitalen Gruppenraum aktivieren
Wenn die Funktionen eines Vereins- oder Gruppenbereichs genutzt werden sollen, muss der Haken bei:
Digitalen Gruppenraum aktivieren
gesetzt werden.
Nur so stehen Funktionen wie:
- Chat
- Kalender
- Dateien
- weitere Vereinsfunktionen
zur Verfügung.
Gruppe speichern
Nach Abschluss aller Einstellungen klicken Sie auf Speichern.
Die Gruppe wird nun angelegt und – je nach Konfiguration – in der App angezeigt.
Mitglieder zu einer Gruppe hinzufügen
Mitglieder können einer Gruppe nur hinzugefügt werden, wenn diese bereits als Nutzerprofile in der App existieren.
Mitglieder hinzufügen
1. Öffnen Sie die gewünschte Gruppe 2. Im rechten Bereich sehen Sie die Mitgliederübersicht 3. Geben Sie im Suchfeld einen Namen ein
Das System gleicht den eingegebenen Namen mit bestehenden Profilen ab. Sobald ein passendes Profil gefunden wird, wird der zuvor ausgegraute Plus-Button aktiv.
Rollen und Mitglieder verwalten
Um Rollen zu vergeben oder Mitglieder zu verwalten:
1. Öffnen Sie die Gruppe 2. Setzen Sie links neben einem Namen einen Haken 3. Sobald ein Haken gesetzt ist, erscheint ein Drei-Punkte-Menü
Über dieses Menü stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Als Gruppenleitung festlegen
- Als Gruppenleitung entfernen
- Als Mitglied entfernen
- Mitglied in eine andere Gruppe verschieben
Ziel der Gruppenverwaltung
Die Gruppenverwaltung dient dazu:
- Gruppen strukturiert anzulegen
- Sichtbarkeit und Beitrittsregeln zu steuern
- Mitglieder und Rollen übersichtlich zu verwalten
- Gruppen für die Nutzung in der App vorzubereiten
Tipp: Pflegen Sie Gruppeninformationen sorgfältig, da diese direkt in der App für Nutzer:innen sichtbar sind.
